Thursday, 31 July 2014

Assembly Summer 2014 Building: Wednesday

Morning started again around 9 am. I can't even remember what I did. I just started doing. At least I was tweeting pictures and helping others with their duties. Oh yes! I also helped with assembling couple of computers on their places. Then we had some HR related stuff to do (distributing lunch coupons, t-shirts and bracelets etc.). And because my brains are now empty I hope these pictures tell more than 1000 words...

Camera @ studio
From these workstations we can supervise streams
Main hall around 3 pm
All organizers meetu
Studio setup
Studio equipment
Studio "by night"


Wednesday, 30 July 2014

Assembly Summer 2014 Building: Tuesday

Hot hot hot!

I came to Messukeskus around 9. The hall was quite empty at that time. That white thing on the floor is our main screen. Air conditioning is off in the hall and air was little bit humid. Very nice working environment.

Main hall & screen
I also went to one conference room which is reserved for our organizers. In this room our Livecrew and Webcrew and some of Gamecrew members will be working. Including me. Room was almost empty at first but very quickly people got their stuff in.

Conference room where we will work
I made a quick walk around main hall and saw that the studio was forming. Sofas, cameras and some lights were in place. Also our A-sign is here! I think it looks good by the way.

Sofa and armchair under testing
Studio light
After walk I went to my own place and started to put our TV programs to our own database. Meaning that we are using selfmade piece of software called Elaine. It is used in many steps when producing TV broadcast. First step is to put entry for every program there. In the entry we imply for example how long is that program, is it movable (insert etc.) or live show, in which stream we are going to show it etc. This job takes a while and is little bit boring, but it's work what has to be done. I was doing entries for all known AssemblyTV stream and Seminar stream programs.

When we have all programs in the database we can start to create something called playlist. I think this term is familiar to almost everybody. It is just list of our programs. For example I tell to the software that we are going to play program called "Opening Ceremony" 31th of July at 18.00. Software already knows that program will last for 1 hour and it reserves that time slot for this program. After I have done this to every program, we can see complete schedule of our stream. Software will also highlight if we have gaps between programs or if some programs are going to overlap. So it's nice to see our schedule visualized. Other organizers are using this database also for their own use in many different ways. This was just my part for today.

After I was done with Elaine I head to my home. But just before leaving Messukeskus I took some pictures.

Screen isn't on the floor anymore!

At least some part of studio equipment in place

Thursday, 24 July 2014

1 girl, 2 guys and GoPro

Good day ladies and gentlemen!

I tried to think what should I write next. Last year was easier since I was doing something "real". Now I am documenting our team ways of working and what kind of positions we have etc. So nothing so exciting.. at least not yet. But while I was doing that, I thought that maybe I can learn new skill. So I borrowed GoPro and asked couple of other organizers to join me doing one video. I have never done any filming or video editing. My experience is more or less just being front of the camera while other people are doing the work. This time I want to try myself with help of others.

One evening we met at Eläintarhan Neste with Wolde and sntr. We started to shoot. We had many problems in the way, so here is list of my mistakes:

1. GoPro didn't have screen piece with it and we didn't know wifi password. Lesson 1: Test camera always before shooting!
2. It's ok to use this plastic shield on gopro if it's raining and you don't need to capture voices. Lesson 2: Take shield of when shooting inside and you need audio.
3. Lesson 3: You need quite much empty space from your computer to edit 3,5 minute video. Be prepared better than I was..
4. Lesson 4: Let experts to do filming and video editing ;)

This was my first time, so I please that you don't shoot me when you see it. It was nice to try though. And I think I learned many little things about what our team members are doing and why they are working like they do. Film itself is in Finnish but captions are available :)

Wednesday, 9 July 2014

Livecrew is reforming

Dear readers,

I mentioned in my last post that Livecrew is going through some changes so here’s a little more on that. As our guest you will see that the party has moved from Hartwall Arena to Helsingin Messukeskus. But what you can't see is that our own Livecrew is reforming a little bit as well. At this point we have around 70 crew members in 8 different teams. And I will now tell you what different teams are doing.

Main hall stream team

This team is working in our main hall. It consists of a team lead, cameramen, two directors, a sound technic, a stream supervisor, an editor, a graphic operator, a producer and a TV host. They are responsible for all main hall broadcasts like ceremonies and compostudios.
Building on going @ Assembly Summer 2013

Video team
This team creates short video clips like guest and sponsor interviews. It has a team lead, couple of reporters and two cameramen-editors.

Photography team
We have amazing pictures in our gallery! 5 photographers working at Assembly Organizing ensure that the greatest moments will get captured.

Gaming stream team
At this point I am not sure how many members this team will have. At least they will have a team lead, couple of operators checking streams and taking care that microphones are on and working, a sound guy etc.

Main hall AV team
If you see the lights on our main stage or hear "Elefanttimarssi", this team is to blame! ;) They consist of a team lead, directors, stage managers, graphic operators, sound operators, light operator, couple of people taking care of slideshows and one developer.


This team consists of roudies. They plan and setup (with help of buildcrew) our stage including lights, sound systems, big screen etc.

Building on going @ Assembly Summer 2013

Seminar team
If you can’t make it to the party place, you can still follow our seminars online because of our great seminar team. This team has a director, a stage manager, cameramen, post production person and a sound guy.

Stream supervisors and other crew members
This is my team. We are doing something we couldn't categorize in any other teams. So we have our team lead, couple of technics responsible for streams, post-production and developing new stuff, our function head (responsible of whole Livecrew) and then there is me. Writing blogs, facebooking, tweeting and creating documentation.

Like I said, we have big crew. We are doing this stuff only once or twice per year and some of our crew members will change every year. During the party we are doing this almost around the clock so in many places we need couple people doing the same job so others can sleep and eat at some point (people get cranky without sleep and food, trust us). This is fun, but sometimes everything doesn't go as smooth as we would like. Also we don't have the same devices every year. We just try to get everything from wherever. So every year we have new problems. Totally not boring! And I think if one can survive in our conditions they can survive in any day to day job no matter what!

Do you have questions? Please feel free to ask and I’ll try to answer :)

Tuesday, 13 May 2014

Assembly Summer 2014 is coming

Hi readers!

Past 10 months have been quite thrilling for all of you, and also for us organizers. First of all, Assembly Winter was held in Messukeskus. It was big change for us as everything was new and exciting. We had to re-plan almost everything, which took a lot of time and effort.

Still I think this change is a good thing. We had to start re-thinking our ways of working. Last couple of years we have been more or less copy-pasting the old thing. It has been fun, but like Abyss said in Assembly 20 years video, we are missing something as organizers. That special feeling when we don't know everything. The little adrenaline rush. And the relief when we still manage to get everything done just in time.

Markings in my calendar. Yes I am oldschool.
I think it was big surprise that we also changed Assembly Summer to be held in Messukeskus. We didn't mention this possibility to our visitors at all, we couldn't release even Assembly dates. So the rumors started...

Someone was asking if we got kicked out from Hartwall Arena. We weren’t. Instead we were  waiting for Assembly organizing and Messukeskus to finalize the dates. In the meantime, even we organizers weren’t certain where and when Assembly is held this year. It affected our preparation as well.

Almost all of our organizers are volunteer workers. We don't get paid to do this. We know you as our guests were eager to know dates, and so were we. We have to negotiate our summer holidays for the right time. It is quite ok to say that "I need this one week" to my boss, but two weeks can be harder to get for some of us. So it was relief to know where and when Assembly is held.

But now it's time to start working. One rainy evening some LiveCrew and GameCrew members met at Hima & Sali to discuss gaming streams. I was curious, so I went to see what’s going on and to show you that something is really happening. Our work is still in progress, but at least we have ideas on what to do and how. It is really nice to see people discussing and having ideas and also having good time doing this.

Livecrew meets Gamecrew
So we are working on it. Assembly is coming. Three and a half months to go! Clock is ticking.. tick.. tock.. tick... tock...

Best Regards,

Friday, 2 August 2013

Assembly tänään!

Torstaina aloitimme taas tekemään AssemblyTV:tä. Itse osallistuin jo ensimmäiseen ohjelmaan. Ja koska minäkin olen ihan aloittelijajuontajana ja muutenkin näissä telkkuhommissa, niin päätin hiukan valoittaa ensimmäisten päivien kokemuksiani teille.

Yleisiä juttuja
AssemblyTV:tä tehdään täysin vapaaehtoisten voimin. Suurin osa meistä on harrastelijoita, jotka tekevät telkkua vain kerran vuodessa tai ovat alan opiskelijoita. Lisäksi jokunen ammattilainen. Tämä harrastuneisuus näkyy yleensä ohjelmissa, niin hyvässä kuin pahassa. Lähes kaikki tekevät tätä hommaa päivätyönsä ulkopuolella ja moni käyttää esimerkiksi kesälomaansa Assemblyjen järjestämiseen. Haluankin kiittää kaikkia järjestäjien ystäviä, puolisoita ja sukulaisia siitä, että jaksatte kannustaa tekijöitämme vuodesta toiseen! Tätä ohjelmaa tehdään pääosin rakkaudesta lajiin - tämä on ihan hemmetin kivaa!

Laitteistoja saadaan lainaan mm. Metropolialta ja vuokrataan Broadway Finlandilta sekä Suomen Videoviestinnältä. 

Toimitus valmistautuu samalla kun Netcrew tuo IP-puhelinta paikalle

Ihan aluksi pitää suunnitella millaista ohjelmaa tehdään. Oman ohjelmani, eli Assembly tänään!, tapauksessa digikim teki jonkinlaisen käsikirjoituksen ohjelmalle ja minä, thoron ja Wolde kommentoitiin ja heiteltiin ideoita. Sisältöä alettiin ideoimaan pari kuukautta ennen tapahtumaa ja suurin osa keskustelusta käytiin irkitse.

Ajolista on ohjelman runko - suunnitelma siitä, mitä ohjelman aikana tapahtuu. Ohjelma sisältää useamman tapahtuman, kuten esimerkiksi torstaina yhteensä 65 eri kohtaa. Kukin kohdista oli minuutista kymmeneen. Jokaiseen kohtaan on kirjattu missä kohtaus kuvataan vai tuleeko se kuvanauhalta (ns. insertti) sekä äänilähde, mitä kohtauksessa tapahtuu, kauanko se kestää ja mahdolliset TG-tekstit, eli kuvaruudussa näkyvät haastattelijoiden nimet tai muu vastaava tieto.

Ajolista on yksi tärkeimmistä asioista kun tehdään livelähetystä. Juontajat tietävät mitä seuraavaksi tehdään, kameramiehet ja -naiset tietävät missä vaiheessa kuka kuvaa ja mitä, ohjaaja tietää mitä on tulossa ja pystyy ennakoimaan miten leikataan. Koska yhtä ohjelmaa tehdään monen tiimin voimin, se kertoo myös jokaiselle tiimille, että miten pitkät tauot heillä on ja milloin taas jatketaan.

Ajolista torstain Assembly tänään! ohjelmasta
Tekniikan valmistelu
Otan taas esimerkiksi Assembly Tänään! -lähetyksen. Meillä oli useampi kuvauspaikka (Areenan edessä ulkona, kodinkone-alueella eli A0:ssa, liven toimituksen edessä eli C0:ssa, pitkin 1. kerroksen käytävää, Oldskool-alueella ja nukkuma-alueilla jne. Teimme tätä kolmessa porukassa. Kim ja thoron liikkuivat ns. lentävinä reporttereina kun taas minä ja Wolde olimme C0:ssa. Kimin kohtaukset kuvattiin lähinnä Steadi-kameralla, joka vaati omat linkkinsä ympäri Areenaa. Thoronia kuvattiin useimmiten netin yli toimivalla kameralla. Tämän takia Netcrew joutui ripottelemaan parit ethernet-piuhat sinne tänne, jotta saimme kameroille varmasti toimivat yhteydet.

Wolden kanssa kameroiden yhteydet ei olleet ongelma, koska olimme kiinteästi ohjaamon vieressä. Meidän ongelmamme liittyivät lähinnä valaistuksen saamiseen ja siihen että saatiin minun läppäri kytkettyä ohjaamoon yhdeksi kuvanlähteeksi.

Yksi yksinäinen radio
Viime vuonna olin digikimin juontajaparina ja Kim huolehti aina milloin puhutaan ja millon lopetetaan. Samoin viime vuonna yksin salissa ollessani minulla oli mukana studio-ohjaajana Clara ja hän viittoili tai huusi kauanko minulla on vielä aikaa haastatella. Käsiliikkeitä en tosin nähnyt, koska tarvitsemamme valo sokaisi minua. Tämä aiheutti aika monta ylimääräistä "okei" sanaa, kun samalla yritin silmilläni nähdä mitä Clara minulle viittoo. En muuten nähnyt. Onneksi siirryimme sitten huutoviestintään. Se toimi oikein hyvin, ei ilmeisesti kuulunut edes lähetyksen. Voin sanoa että on suht' vaikeaa tietää montako minuuttia (tai sekunttia) on puhunut, ilman että joku kertoo sen.

Tänä vuonna sain käyttööni pienen radion, josta minulle tulee korvaan nappi. Ideana on siis että kuulen ohjaajan ja kuvaussihteerin ja he voivat kertoa missä mennään ja mitä he toivovat minun tekevän. Näissä on se ikävä piirre, että ne toimivat rajoitetulla alueella. Torstaina tämä systeemi toimikin hyvin, kun kuulin kuvaussihteerimme Tiinan äänen korvaani ja hän kertoi kuinka kauan voidaan vielä jatkaa. Perjantaina meillä oli enemmän hankaluuksia. Kuulin vain Retun äänen, en lainkaan kuvaussihteeriämme. Pitkin lähetystä kävin välillä ohjaamon puolella kyselemässä ohjeita ja äänipoikien luona tutkimassa ko. ongelmaa. Onneksi kameramiehemme toimivat apunamme ja antoivat käsimerkkejä sen mukaan mitä ohjeita he sai kuulokkeisiinsa.

Pahimmat hetket olivat ne, kun aloin kuulla oman ääneni tuplana. Se tuntuu aika vinkeälle ja haittaa keskittymistä. Saatoin vaikuttaa suht' hitaalta, koska kun kuulee oman äänensä hiukan jälkijunassa, niin sitä jotenkin alkaa miettiä, että joko mä lopetin puhumisen? On vaikea puhua itsensä päälle. Jälkikäteen ongelman syyksi paljastui ilmeisesti se, että mun kuuloke oli kytketty hiukan väärin. Radioissa on kaksi ulostuloa, oikealle korvalle oma ja vasemmalle oma. Mulla oli kuuloke oikeassa korvassa, mutta sinne tuli vasemman korvan kanavaan tarkoitettua tavaraa. No, huomenna tarkistetaan ennen lähetystä tämäkin.

Kun joku kamera ei toimi, tai vastaava ongelma
Viime vuonna varsinkin tuli todistettua tilanteita kun olin itse kameramiehen ja valomiehen kanssa jossain keskellä areenaa ja Kim toisen poppoon kanssa jossain 1. kerroksessa. Kuten aiemmin mainittu, minulla ei ollut itselläni radiovastaanotinta lainkaan vaan Clara viittoi ohjeita. Sen lisäksi jostain syystä radioyhteys pätki jonkun verran. Emme siis aina voineet olla varmoja kuvataanko meitä vai Kimiä. Olimme siis käytännössä kokoajan valmiudessa. Kimillä pätki taas ilmeisesti kameran yhteys, joten Retu ohjasi kamerat kuvaamaan minua ehkä hivenen eri tahdissa kuin oli suunniteltu. No, kaikesta selvittiin, mutta voin sanoa että toimiva radioyhteys pelastaa paljon tilanteissa, kun joku muu juttu ei toimi.

Tilannekuva tiistailta
Sellaiset 2 päivää takana. Kiitos kaikille katsojille ja blogin lukijoille!

- Outi

Thursday, 1 August 2013

Rakennusta - Keskiviikko

Jälleen kerran luvassa kuvakoostetta. Tiistaina sali alkoi näyttää jo aika valmiille, mutta AssemblyTV:n puoli oli vielä aika kesken. Tänään voimmekin keskittyä siihen enemmän.

10:40 - Screeni käytettiin vielä alhaalla ja tässä kuvassa se on nousemassa takaisin ylös. Se on muuten aika iso...

13:16 - Kohta tuo lamppu syttyy! :)

13:27 - Vielä puuttuu tuoleja ja kytkimiä.

15:11 - Ohjaajamme Retu .. yllättäen ohjaamossa. Täältä käsin määrätään mm. minkä kameran kuvaa käytetään milloinkin

15:11 - Lähetysyksikkö, tai tutummin LY tai Läksy. Täältä tullaan seuraamaan ulos menevää ohjelmaa
15:12 - Jos tämä mies tulee kohti peruuttaen, kannattaa väistää. Mikko yleensä kuvaa Steadi-kameralla joka liikkuu pitkin areenaa.
16:41 - Kyllä me tehdään jotain itsekin..

18:13 - Toinen toimittajamme Thoron. Loput voitte päätellä kuvasta

18:15 - Mikron, Pehu ja Thoron.. sanat eivät riitä kuvaamaan...

18:17 - "Just eikä melkein INFODESK" ;)

19:14 - Valaistuksen säätöä AssemblyTV:n studiossa

20:48 - En tiedä miksi Teppo toimittaa pöydän virkaa, mutta todistusaineistoa tämäkin

20:48 - Kuvaussihteerimme Tiina opettamassa homman saloja
Tässä hiukan räpsyjä taas eiliseltä. Päivä oli pitkä, joten blogaaminen jäi vasta tähän aamuun. Nyt vois vielä nukkua tunnin ja sitten olla virkeänä ekassa lähtetyksessämme. Jos nämä ohjaamo, LY ja studioasiat kiinnostavat, kannattaa heittää hyviä kysymyksiä IRCNetin kanavalle #assemblytv tai kommentoida tähän juttuun sekä lisäksi katsoa Torstain Assembly tänään!-lähetys kello 11.30!

- Outi